Sweco, med drygt 50 kontor i Sverige, är mitt uppe i arbetet med att se över den fysiska miljön på huvudkontoret i centrala Stockholm. Redan i dag känns det modernt, med trappor som ser ut att sväva och en stor social yta i anslutning till entrén, där det brukar hållas kundmöten.
Fler sådana så kallade vardagsrum ska skapas här, berättar Ann-Louise Lökholm Klasson, vd för Sweco Sverige, och David Neuschütz, regionchef för arkitekterna i Stockholm.
Generellt fungerar hybridarbetet – alltså att blanda distans- och kontorsarbete – för koncernens verksamhet, menar de. Samtidigt är det fysiska mötet viktigt för att medarbetarna ska kunna utbyta kunskap med varandra och känna grupptillhörighet.
– Kontoret har en viktig roll i att skapa innovativa och kreativa möten, säger Ann-Louise Lökholm Klasson.
Här på huvudkontoret är det en lägre andel som arbetar på plats än på de mindre kontoren i landet. Det finns inga centrala direktiv om hur ofta medarbetarna ska vara på plats, utan det är upp till respektive chef.
– Vi har pratat rätt mycket om hur viktigt det är att de unga, nya medarbetarna behöver vara på kontoret för att lära sig av de seniora medarbetarna, som då ju också behöver vara på plats, säger David Neuschütz.
De upplever att kontorsnärvaro var en icke-fråga före pandemin.
– Nu kanske man behöver säga att vi har måndagsmöten och därför måste samlas på måndagar. Det behövde man inte uttala lika mycket förut, säger Ann-Louise Lökholm Klasson.
Därför, menar hon, måste cheferna våga tala om vad de förväntar sig.
– Det finns chefer som varit oroliga för det, men när de gjort det har de mötts av att medarbetarna tycker att det är ganska skönt, säger hon.
Enligt Heléne Lidström, arbetsplatsstrateg på fastighetsbolaget Castellum och konsult, är det rätt väg att gå. I stället för att prata om ett visst antal dagar på plats, bör arbetsgivarna tydliggöra vilken roll kontoret har och varför medarbetarna ska vara där. Om det är otydligt finns risken att medarbetarna utgår från sina egna behov, snarare än från hela organisationens, menar hon.
– De som har arbetsuppgifter som kräver att man är på plats ska vara på plats. Det handlar inte om rättvisa, utan om vilka uppdrag och arbetsuppgifter vi har.
Det är tydligt att många arbetsgivare vill få in distansjobbarna. Men det är en svår ekvation att lösa, menar Heléne Lidström, eftersom medarbetare uppskattar att kunna välja. Samtidigt vill de att alla andra ska vara på plats när de är det.
I USA har flera techföretag beordrat alla att vara på plats ett visst antal dagar i veckan. Amazon har gått så långt att de krävt kontorsnärvaro fem dagar i veckan.
– Det roligaste exemplet är Zoom som utvecklar produkter för att vi ska kunna jobba hemma. Vd:n hävdar nämligen att det inte fungerar att bygga förtroende över Zoom, säger Heléne Lidström om företaget vars videosamtalstjänster fick ett uppsving under pandemin.
I Sverige fortsätter den så kallade 2–3-modellen, alltså att man får jobba hemifrån två av fem dagar, vara vanlig.
– Eftersom man inte vill ta fram piskan i svensk kultur i lika hög grad som i anglosaxisk eller tysk kultur, har man i Sverige verkligen försökt jobba med den fysiska miljön, säger Christina Bodin Danielsson, arkitekt och forskare vid KTH och Chalmers.
Hennes forskning visar att majoriteten av de svenska arbetsgivarna är positiva till hybridarbete, då det är ett sätt att attrahera medarbetare, men vill att större delen av arbetstiden förläggs på kontoret.
Fakta.Så många arbetar hemifrån
• Bland de 3,7 miljoner svenskar som var sysselsatta i arbete i augusti 2024, arbetade 14,6 procent hemifrån minst hälften av dagarna. Därutöver arbetade 20,4 procent hemifrån mindre än hälften av dagarna.
64,9 procent av de arbetande jobbade inget hemifrån.
• Det är stor skillnad mellan olika grupper i arbetslivet. Chefer och högutbildade arbetar hemifrån mer än personer som har yrken som kräver kortare utbildningar eller introduktion.
• Siffrorna kommer från intervjuer gjorda inom ramen för Arbetskraftsundersökningar (AKU).
Källa: SCB
Båda lyfter att kontoret behöver utformas efter medarbetarnas behov, om distansarbetarna ska vilja återgå dit.
– Folk gillar inte tråkiga sterila kontorslandskap. Det finns noll attraktion i att bara ställa upp rader av skrivbord. Man ska konkurrera med hemmiljön som i många fall kan pyntas eller personaliseras hur mycket som helst, säger Christina Bodin Danielsson.
Vidare berättar hon att en del organisationer erbjuder hälsofrämjande förmåner som naprapater, gym i anslutning till kontoret och rabatterad hälsosam mat, för att få tillbaka distansarbetarna.
Enligt Ann-Louise Lökholm Klasson och David Neuschütz på Sweco spelar huvudkontorets centrala läge och utformning en viktig roll, om medarbetarna ska vilja jobba på plats.
Om några år kommer det att finnas fler rum här som uppfyller olika behov, berättar de, däribland mötesrum i olika storlekar och rum som möjliggör fokuserat arbete.
– Vi är ett stort företag med många olika teknikområden. Vi vill skapa möjlighet att fysiskt träffas mer mellan affärsområdena, till exempel i nya interna vardagsrum, säger David Neuschütz.
Fakta.Knep som får medarbetarna att vilja vara på kontoret
● Tydliggör hur ni ska ha det på er arbetsplats. 2–3-modellen kan fungera som en övergripande riktning, men lyft varför det är viktigt att medarbetarna är på plats tre dagar i veckan.
● Vissa företag har en ”mood manager” som ansvarar för att främja trivseln på kontoret, bland annat genom att ordna olika evenemang och ge blommor till medarbetarna.
● Utforma arbetsplatserna efter behoven. Behövs till exempel bokningsbara tysta rum där medarbetarna kan arbeta fokuserat?
● Gör det luftigare på kontoret, skapa ett attraktivare kontor och jobba med färg och grönska för att konkurrera med den personliga hemmiljön.
● Erbjud hälsofrämjande förmåner som ett gym i anslutning till kontoret och nyttig mat till rabatterat pris.
Källor: Christina Bodin Danielsson och Heléne Lidström
Läs mer:
Facken: Flera nackdelar med distansarbete
Kritiken: SL-trafiken inte redo när stockholmarna återvänder till kontoren
